APOSTILLAR

En estos momentos de alta emigración de nacionales, son numerosos los casos de venezolanos que, por un motivo u otro, necesitan que sus documentos surtan plenos efectos en el exterior.

I DOCUMENTOS EMITIDOS EN VENEZUELA/VALIDEZ EN EL EXTERIOR: LA DIRECCIÓN GENERAL DE RELACIONES CONSULARES del Ministerio de Relaciones Exteriores es el órgano encargado con carácter general de la dirección, estudio, gestión y tramitación de todas las cuestiones referentes a la acción consular, a la política social y asistencial del Estado en relación con sus nacionales en el extranjero. 

¿QUÉ ES APOSTILLAR UN DOCUMENTO?

La apostilla de La Haya es un método para legalizar documentos a efectos de verificar su autenticidad en el ámbito internacional. Lo anterior de conformidad con el Convenio de la Haya, del cual forman parte más de 100 países. Ahora bien, si el país a donde se piensa emigrar no es miembro de tal Convenio, no se “apostillará” el documento, pero si deberá  solicitar  “Legalización Consular” que cumple la misma función ya que es una certificación que otorga el Ministerio de Relaciones Exteriores.

¿QUE ES LEGALIZACIÓN?

Es un trámite jurídico de validez internacional que consiste en el reconocimiento del nombre, cargo y firma de los funcionarios que han emitido un determinado documento y que en principio no evalúa el contenido del documento. Se efectúa en el Consulado o Embajada  del país de destino. Allí se Legalizan los documentos, tanto de Instituciones Públicas como Privadas, bien sea por razones de aplicar Apostilla o Autenticidad de los documentos.

Los documentos deben estar debidamente sellados y firmados por la máxima autoridad de la cual emanan y luego estar avalados, por el Ministerio respectivo del cual dependen. En algunos casos, se requerirá de la expedición de NO existencia de antecedentes penales. La legalización permite que el documento tenga validez en el extranjero. La gestión consiste en la inserción al dorso del título o del documento de una constancia escrita que el trámite se efectuó. Generalmente, incluye la ciudad, la fecha y la firma de la autoridad responsable de la legalización.

ALGUNOS DOCUMENTOS ACADÉMICOS QUE DEBEN LEGALIZARSE SON:

·         los títulos universitarios,

·         diplomas y certificados de carácter oficial,

·         los títulos de educación secundaria

·         las notas certificadas

·         actas de matrimonios

·         actas de nacimientos

·         constancias de residencias,

·         buena conducta:

·         actos de grado,

·         pensum de estudios títulos, 

·         fondo negro.

Los documentos académicos deben ser traducidos al idioma del país de destino. Para realizar la traducción, se debe contar con los servicios profesionales de traductores calificados. Los consulados o embajadas de los países a donde se emigra suelen tener sus propias listas de traductores oficiales para realizar esas tareas.  

EL CONVENIO DE LA HAYA NO SE APLICA EN: -A los documentos expedidos por agentes diplomáticos y consulares, -A los documentos administrativos que se refieren directamente a una operación mercantil o aduanera. Luego de tener las previas certificaciones es cuando se presentan los documentos al Ministerio de Relaciones Exteriores ubicado en: Dirección en Caracas: Departamento de Legalización del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Av Urdaneta, Conde a Carmelitas. Esq. Principal. Torre MRE. Av.Urdaneta. PAISES QUE EN LA ACTUALIDAD FORMAN PARTE DEL CITADO CONVENIO SON: Alemania, Andorra, Antigua y Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Bahamas, Barbados, Bélgica, Belice, Bielorrusia, Bosnia, Herzegovina, Botswana, Brunei, Darussalam, Bulgaria, Chipre, Colombia, Croacia, Dominicana, El Salvador, Eslovaquia, Eslovenia, España, Estados Unidos de Ámerica, Estonia, Federación de Rusia, Fidji, Finlandia, Francia, Granada, Grecia, Hungría, Irlanda del Norte, Isla Marshall, Lesotho, Letonia, Liberia, Liechtenstei, Lituania, Luxemburgo, Macedonia, Antigua República Yugoslava, Malawi, Malta, México, Mónaco, Namibia, Niue, Noruega, Nueva Zelanda, Países Bajo, Panamá, Portugal, Reino Unido de Gran Bretaña, República Checa, Rumanía, Samoa, San Cristobal y Nieve, San Marino,  San Vicente y Granadinas, Santa Lucía, Seychelles, Sudáfrica, Suecia, Suiza, Surinam, Swazilandia, Tonga, Trinidad y Tobago, Turquía, Venezuela, Yugoslavia.

DIFERENCIA ENTRE LEGALIZACION Y APOSTILLAMIENTO:

Insistimos, los documentos públicos, tales como un acta de nacimiento, una sentencia o un título universitario, con frecuencia necesitan ser utilizados en el extranjero. Sin embargo, antes de que tal documento pueda ser utilizado en un país diferente a aquel en el cual ha sido emitido, debe autenticar su origen.

El método tradicional para autenticar documentos públicos que deban surtir efectos en el extranjero es llamado “Legalización” y, consiste en un proceso de certificación en cadena que involucra a funcionarios públicos del país donde el documento fue emitido y a la Embajada o Consulado del país donde será utilizado. Ello, evidentemente, hace que el trámite sea más lento y complicado.

La Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado elaboró el “Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961, Suprimiendo la Exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros”, comúnmente conocido como “Convenio sobre Apostilla”, instrumento que reduce el proceso de autenticación a una sola formalidad: la emisión de un certificado de autenticidad por una autoridad designada por el país en el cual se emitió el documento. Este certificado es denominado “Apostilla”.

II DOCUMENTOS EMITIDOS EN EL EXTERIOR/VALIDEZ EN VENEZUELA: REGISTRO DE LOS NACIMIENTOS:

Todo nacimiento de menor  debe ser declarado por los Padres, ante la autoridad consular y/o Embajada de Venezuela en el exterior, a los fines que ésta remita al Registro Civil, tal declaración, a los fines legales subsiguientes. En el caso de personas nacidas en el extranjero, hijo o hija de padre venezolano o madre venezolana por nacimiento, cuyo hecho vital no fue declarado ante la representación diplomática u oficina consular de Venezuela, podrá hacer la declaración ante el Registrador Civil, previa verificación de la autenticidad del documento de nacimiento emitido por la autoridad extranjera y su correspondencia con la persona a ser inscrita.

REGISTRO DE LOS MATRIMONIOS: INSCRIPCIÓN DEL MATRIMONIO DE VENEZOLANOS EN EL EXTERIOR. REQUISITOS: -

Llenar la planilla “Extracto del Acta de Matrimonio de Venezolanos en el Exterior” . -Anexarle los siguientes recaudos: “Copias Certificadas y  fotocopias de la Partida de Matrimonio expedidas por las Autoridades Locales. Las “Copias  Certificadas” deben estar autenticadas mediante la Apostilla” emitida por la Secretaria del Estado donde se expidió. Cada Partida de Matrimonio, debe venir acompañada de su respectiva traducción al idioma castellano hecha por un traductor oficial. Incluso la apostilla debe estar traducida.

SENTENCIAS DE DIVORCIO U OTRAS:

Deberán venir acompañadas de su respectiva “ejecución y/o auto que las declare definitivamente firmes”. Toda sentencia que provenga de jurisdicción voluntaria, deberá ser concretada por el Juzgado Superior competente. Toda Sentencia que provenga de jurisdicción contenciosa, deberá ser concretada por el TSJ. Ambas, a través del exequatur. En los actuales momentos hay que solicitar cita “on line” para tramitar los procedimientos comentados.